Kategorie: Administration - HR - Personalwesen

Für eine national tätige Unternehmung, in einem jungen und offenen Team, in Zofingen suchen wir per sofort langfristig temporär für 12 Monate mit Option auf eine Festanstellung einen Mitarbeiter Back Office (m/w) 100% Ihre Herausforderung Bearbeiten von komplexen schriftlichen Kundenaufträgen Mutationen erstellen, Adressänderungen vornehmen Karten bestellen Konten aufheben Ihre Kompetenz Kaufmännische Grundausbildung, ideal mit 1 - 2 Jahren Berufserfahrung Gute MS Office-Kenntnisse Muttersprache Deutsch Anstellung: langfristig temporäre Anstellung mit Option auf eine befristete Festanstellung Sind Sie eine junge, freundliche und angenehme Persönlichkeit? Zudem belastbar, flexibel und verfügen über eine rasche Auffassungsgabe? Dann freuen wir uns auf Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen. Ihr Kontakt Frau Christine Schibler, Senior Consultant Retail, beantwortet Ihre Fragen gerne unter der Nummer . Bitte bewerben Sie sich direkt online . Beziehen Sie sich dabei bitte auf die Referenznummer 025-CRSC-164015-51-DE.

Wir suchen DICH! Für eine temporäre Anstellung vom 1.4.2021 - 30.9.2021. Eine national tätige Unternehmung im Finanzdienstleistungsbereich in der Region Zofingen hat folgende Stelle offen Mitarbeiter/in Back Office 100% (temporär) Ihre Herausforderung Bearbeitung der schriftlichen Kundenaufträge (Kontoeröffnungen, Kontobearbeitungen, Kontoaufhebungen) Sachgeschäfte beurteilen bezüglich Geldwäschereivorgaben Die Einhaltung der gesetzlichen Grundlagen überwachen Ihre Kompetenz Kaufmännische Grundausbildung (Lehrabgänger sind herzlich willkommen) oder Studenten im Zwischenjahr Kundenorientiertes Denken und Handeln Gute Auffassungsgabe, flexibel sowie engagiert Versierte MS Office Kenntnisse Deutsch Muttersprache Arbeitest du gerne am PC? Bist du in dieser Zeit verfügbar und bist du gerne in einem jungen, dynamischen und aufgestellten Team tätig? Dann freuen wir uns auf deine kompletten Bewerbungsunterlagen. Ihr Kontakt Frau Christine Schibler, Senior Consultant Retail, beantwortet Ihre Fragen gerne unter der Nummer . Bitte bewerben Sie sich direkt online . Beziehen Sie sich dabei bitte auf die Referenznummer 025-CRSC-164015-54-DE.

WELLINGTON MANAGEMENT Wellington Management offers comprehensive investment management capabilities that span nearly all segments of the global capital markets. Our investment solutions, tailored to the unique return and risk objectives of institutional clients in more than 55 countries, draw on a robust body of proprietary research and a collaborative culture that encourages independent thought and healthy debate. As a private partnership, we believe our ownership structure fosters a long-term view that aligns our perspectives with those of our clients. POSITION Overview We are currently recruiting for an Assistant/Office Manager to join our EMEA Global Relationship Group (GRG) based in Zurich. The successful candidate will be an integral member of our Switzerland Team, based in Zurich. This position has a dual reporting line into the Head of Office (based locally) and the EMEA Admin Manager (based in London). The Wellington Management Zurich office is a satellite office comprised of 10 people (including this role and one other vacancy in the Sales team) and is focused primarily on business development activities. Responsibilites Assistant Comprehensive and proactive diary management for 3 Relationship & Business Development Managers: Liaising with external clients and administrative teams for all meeting logistics Proactively setting up prep-meetings ahead of the client meeting Ensuring meeting rooms are booked globally where necessary Understanding and utilising our virtual conferencing tool to create video and audio conference requests Liaising with reception to request any catering Registering external visitors with reception Proactively managing meetings clashes and being a gatekeeper Managing global travel & expenses requests for the whole team; Working with an external travel vendor to obtain flight and hotel options Understanding visa processes and ensuring all travelers have the necessary visas in place Creating and distributing detailed itineraries Booking any ground transportation or rail tickets Process expenses in a timely manner adhering to policies and guidelines Sending prospect mailings on behalf of managers Working with client service analysts to prepare, print and bind client documents and presentation materials Managing and completing print requests following our in-house compliance approval process Entering, amending and keeping client data up to date in Salesforce Provide cover for administrators across the business when out of the office Management and processing of team invoices Diligent coverage of telephone lines, adhering to best practices Office Management Act as receptionist for the office Handle all mail and filing Creation and production of reports using variety of in-house systems Respond to day to day office maintenance issues Keep inventory of office needs and place orders with vendors Responsible for payment of vendor bills Maintain relationships with property management Work with the technology support team to ensure that all video conferencing, meeting technologies, and computer applications run efficiently Communicate with building security to coordinate entry to all onsite guests, vendors, and mail personnel Work with IT to manage infrastructure updates and changes as needed Serve as Business Continuity Planning (BCP) Contact Help organise and evaluate office space needs Assist with office budget process Provide guidance around policies to all team members Coordinate with peers to determine global best practices Communicate as necessary with London/Boston Assist with ad-hoc projects Ensure office health and safety standards are met Responsible for administrative and operational matters with regards to various regulatory compliance matters. This employee will work closely with the legal and compliance team of the group. Qualifications We are looking for an individual that has the ability to demonstrate strong business maturity and work efficiently in a fast-paced small office environment. A degree is preferred but not necessary, minimum 5 years of work experience and fluency in Swiss German and English is a pre-requisite. The candidate should enjoy working across many different areas and possess: Advanced proficiency in MS Office (Word, Outlook, Excel, & PowerPoint) Excellent organisational, multi-tasking, and prioritisation abilities Strong interpersonal and communication skills Ability to work independently and as part of a team Strong service orientation and proactive problem-solving skills Ability to work under deadlines and to accommodate last-minutes changes Positive, can-do attitude; Flexibility; Sense of humour SKILLS JOB TITLE Office Manager LOCATION Zurich As an equal opportunity employer, Wellington Management ensures that all qualified applicants will receive equal consideration for employment without regard to race, color, sex, sexual orientation, gender identity, gender expression, religion, creed, national origin, age, ancestry, disability (physical or mental), medical condition, citizenship, marital status, pregnancy, veteran or military status, genetic information or any other characteristic protected by applicable law . If you are a candidate with a disability, or are assisting a candidate with a disability, and require an accommodation to apply for one of our jobs, please email us at .

Im Auftrag der Holz Zollhaus AG, das führende Familienunternehmen in der Herstellung und Handel von Massivholzprodukten für den Bau- und Heimwerkermarkt, suchen wir eine motivierte und initiative Persönlichkeit als Administrative/r Sachbearbeiter/in 100%. Aufgaben Abwicklung der Kundenaufträge Verantwortlich für die Telefonzentrale Entgegennahme und Bearbeitung von Reklamationen Erstellung der Export-Papiere Überprüfung der Wareneingänge und Kreditoren Diverse administrative und organisatorische Aufgaben Profil Kaufmännische Grundausbildung Berufserfahrung in ähnlichen Aufgabengebieten Deutsche Muttersprache mit sehr guten Französischkenntnissen Gute EDV-Anwenderkenntnisse (Office, Navision) Freundlich, hilfsbereit und teamfähig Nutzen Sie die Gelegenheit uns - in dieser verantwortungsvollen, abwechslungsreichen und selbstständigen Stelle - auf unserem Holzweg aktiv zu unterstützen.

für organisations-talente mit drive! Unser Auftraggeber ist eine national und international tätige Rechtsanwaltskanzlei im Raum Zürich und Zug mit Expertise in beinahe allen rechtlichen Fachbereichen. Zur Verstärkung dieser stets wachstumsorientieren Unternehmung suchen wir für das Immobilien-Experten Team eine engagierte Persönlichkeit als assistentin / Assistent ihr verantwortungsbereich Sie arbeiten in einem Team von 5 Anwälten - welche sich vorwiegend dem Immobilienrecht widmen - und übernehmen sämtliche Aufgaben rund um die Organisation des Büros mit Empfang, Administration und verantworten den reibungslosen Ablauf der damit verbundenen Prozesse. Sie supporten die Anwälte, wie auch andere Kolleginnen und Kollegen vor Ort, übernehmen komplexe Terminkoordinationen, anspruchsvolle Korrespondenzen und führen Protokoll bei diversen Terminen. Sie sind die Schnittstelle zu Ihren Stakeholdern (wie Geschäftsführung, Kunden, Kollegen, Lieferanten) und der Dreh- und Angelpunkt für sämtliche Aufgabenstellungen des täglichen Geschäfts. Iihre persönlichkeit Sie haben eine abgeschlossenes kaufmännische Ausbildung, idealerweise eine Weiterbildung im administrativen Bereich (e.g. Office-Management, Paralegal) und verfügen über eine ausgezeichnete mündliche und schriftliche Ausdrucksweise. Ihre (erste) Berufserfahrung konnten Sie in einem dienstleistungsorientierten Umfeld erlangen und dabei Ihr organisatorisches Talent und Ihre Macherqualitäten zielgerecht einsetzen. Auch unter verstärktem Arbeitsaufkommen bewahren Sie Ruhe und behalten den Überblick. Ihre Muttersprache ist Deutsch, sehr gute Englisch Kenntnisse runden Ihr Profil ab. Jede weitere Fremdsprache ist ein Vorteil. ihre perspektiven Es erwartet Sie eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Eigenverantwortlichkeit sowie vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachstumsorientierten Beratungsunternehmen. Ein professionelles Arbeitsumfeld, der Zugriff auf Spezialisten aber auch eine stetige Weiterbildung sind hier selbstverständlich. Ein modernes Unternehmen, in welchem Sie den Takt mitbestimmen können sowie ein attraktives Anstellungspaket runden diese Opportunität ab.

Für ein IT Unternehmen in der Region Bern suchen wir einen Leiter Administration & Rechnungswesen (m/w). Aufgaben Sie führen ein Team von vier Mitarbeitenden in der Administration und im Rechnungswesen Sie koordinieren sämtliche administrativen Aufgaben des Backoffice (Empfang, Beschaffung, Hausdienst) Gemeinsam mit einer Sachbearbeiterin verantworten Sie die Leistungserfassung und stellen die monatliche Fakturierung sicher Sie sind verantwortlich für die Abwicklung aller anfallenden Tätigkeiten im Rahmen der Finanzbuchhaltung und unterstützen die Leiterin Finanzen & HR bei Quartals- und Jahresabschlüssen nach OR Sie erstellen die monatliche Lohnverarbeitung inklusive der Lohnadministration Sie optimieren laufend die Prozesse im Rechnungswesen und helfen beim Ausbau der finanziellen Führungsinstrumente mit Profil Sie verfügen über einen eidg. Fachmann/-frau Finanz- und Rechnungswesen oder gleichwerte Ausbildung Mehrere Jahre Berufserfahrung im Rechnungswesen (bilanzsicher) vorzugsweise mit erster Führungserfahrung Abacus-Kenntnisse (insbesondere Projektverwaltung) von Vorteil Sehr gute Excel-Kenntnisse (Pivot-Tabellen) und evt. erste Erfahrung mit Business Intelligence (BI) Sie sind zuverlässig, flexibel und dienstleistungsorientiert Sprachen Sie sind deutscher Muttersprache Französischkenntnisse von Vorteil Das erwartet Sie Eine vielseitige Aufgaben mit viel Verantwortung und Raum für Eigeninitiative Arbeit in einem motivierten und multifunktionalen Team mit viel Autonomie erwartet Sie Flache Hierarchien

Tätigkeiten: Vorbereitenvon Kundenmeetings und Präsentationen Mithilfe bei der Organisation von Kunden-Events Terminkoordination Buchung von Geschäftsreisen Spesenmanagement für die Kundenberater Diverse weitere administrative Tätigkeiten Anforderungen: Kaufmännische Bankausbildung 2-3 Jahre relevante Berufserfahrung im Finanzdienstleistungsumfeld hohe Einsatzbereitschaft genaue und effiziente Arbeitsweise Teamplayer Idealalter: 22-35 Jahre

Seit über 25 Jahren sind wir im Markt der Personalvermittlung erfolgreich, denn wir tun das, was wir am besten können: Wir verbinden Menschen. Für unseren Kunden in Region Luzern suchen wir per März oder nach Vereinbarung einen/eine Sachbearbeiter/in Front/Backoffice 100% / Leiter/in Administration Region Zentralschweiz - per sofort - 100% - Festanstellung Aufgaben -Erstellen von Offerten, Abwicklung von Bestellungen -Telefonische Betreuung der Kunden (Händler, Architekten, Verarbeiter) -Leads Management -Erstellung und Versand von Rechnungen -Debitoren- Management -Lagerverwaltung, Bearbeitung von Kommissionier Scheinen -Versand von Auftragsbestätigungen/Mustersendungen -Mithilfe bei der jährlichen Inventur -Führen des Sekretariats und der 2 Mitarbeiter -Organisation des Musterlagers Anforderungsprofil -Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung -Sehr gute Kenntnisse in Deutsch und Französisch (zwingend) -Kenntnisse in Italienisch und Englisch (von Vorteil) -Sehr gute Kenntnisse im MS-Office, vorzugsweise SAP-Erfahrung -Dienstleistungsorientierte, vertrauenswürdige und teamfähige Persönlichkeit mit Eigeninitiative Ihre Perspektiven -Interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit -Grosszügige Arbeitsplatzumgebung -Attraktive Benefits -Angenehmes Arbeitsklima -Hilfsbereites und aufgestelltes Team

Für ein national tätiges und in der Wirtschaft bestens vernetztes Beratungsteam mit Hauptsitz in Zürich, suchen wir für den Standort in Bern eine begeisterungsfähige und flexible Persönlichkeit. In dieser vielfältigen Dreh- und Angelfunktion sind Sie zuständig für folgende Aufgaben: Einsatz- und Ressourcenplanung von internen Consultants, Freelancern und Kooperationspartnern für Trainings, Workshops, Conferences, diverse Events Hauptverantwortung bei der Projekterfassung und Erstellung der von DebitorenÜberarbeitung, Gestaltung sowie Bereitstellen von Marktbearbeitungs- und Kundenunterlagen für VeranstaltungenUnterstützung in der Pflege der Kunden- und PartnerdatenbankErstabklärung und Support bei diversen Kundenanfragen (vorwiegend für laufende Projekte)Erledigung von allgemeinen Administrations- und Supportaufgaben (z.B. Reportings, Postein- und ausgang, Triage der Telefonzentrale zusammen im Team)Gästeempfang, Materialverwaltung, Organisation von Terminen und ReisenUnterstützung der Partner bei der Erstellung von Offerten, Verträgen sowie RecherchearbeitenStellvertretung der Leitung Business Support Und folgendes bringen Sie mit: Kaufmännische Aus- oder WeiterbildungFundierte Berufserfahrung als vielseitig anpackende Management AssistantStilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute mündliche FranzösischkenntnisseSehr gute EDV-AnwenderkenntnisseFreude, den Standort Bern zu repräsentieren

CONTRACTOR - ADMINISTRATIVE ASSISTANT BUSINESS OPERATIONS Global Blood Therapeutics (GBT) is a biopharmaceutical company determined to discover, develop and deliver innovative treatments that provide hope to underserved patient communities. Our Team at GBT is deeply committed to developing meaningful therapies that transform patients' lives. Through our ongoing drug discovery and development work, we are creating treatments that address the root causes of various blood-based disorders. We strive to understand the needs of the patients we hope to serve, and incorporate patients' perspectives and needs into our development programs. We have one FDA-approved therapy for sickle cell disease and one investigational therapy in development for the disease. We are currently expanding our geographic footprint to Europe. Position Summary: GBT Switzerland (new European HQ) is looking for an experienced and motivated Assistant (Contractor) to enable the organization to grow. This Zug-based position reports to the Head of Business Operations and provides a number of admin services to this function. The Business Operations department consists of Marketing and Commercial Excellence functions. In addition to providing professional administration services, this role will organize the department's team meetings, key governance meetings, set up and drive the administrative processes, lead the vendor and contract management, and help driving the company culture. Back up and general Admin team support (answering the phone, welcoming guests, maintaining meeting rooms, etc.). Essential Duties and Responsibilities: Being a member of the Business Operations Team Being a member of the European Admin Team; a group who collaborates to implement tools and processes to foster effective and standardized administrative support and exchanges best practices General administrative support Support the Head of Business Operations (and team members as agreed/ prioritized) including assistance with meeting preparation incl. creation and coordination of presentation development, sending out agendas, distribution of materials, taking meeting minutes Updating of project plans, budget tracker and similar tools supporting the team governance Coordinate and manage complex executive calendars, daily planner, travel arrangements, organizing interview schedules, welcome and cater for guests and business partners Administration Management Supports function in developing and putting in place administrative procedures using technology to automate where possible Lead the local administration: Drive process optimization and template creation and implementation, support training and on-boarding of new staff, welcome visitors and guests, and embrace our company values Contract and PO handling Set up new vendors, create PO's and process invoices for timely and accurate payment in collaboration with Finance Handling contracts and signatures, filing and archiving of critical department documents in line with Compliance requirements Act as back-up for or provide help to admin colleagues of other departments as needed Communication Manage and filter phone calls, mail and emails including confidential correspondence, clarifying / highlighting required actions and responses Act as a coordinator of information and communication within the Business Operations Team Event coordination Organize internal and external meetings owned by Business Operations, off-sites, commercial events, and workshops, thereby helping to drive the company values Book meeting and hotel rooms make restaurant reservations, and order food for lunch breaks / breakfast for prolonged team gatherings Office Management Be an advocate for meeting room etiquette and hold the team accountable to act accordingly Act as a back-up to the Office Coordinator whenever required Arrange for onboarding of new employees and contractors within the function: Ensure appropriate devices / IT / are in place, and the new joiner feels welcome, and is trained on the basic processes Qualifications: Bachelor's degree in business administration, or Swiss federal certificate or diploma in business administration required 5+ years' experience in administrative positions, whereas executive administrative experience is a plus Proven track record of setting up/optimizing processes and organizing complex environments English is mandatory; Fluency in German and other European language(s) are a plus Competencies Excellent organizational skills, being able to work autonomously, to prioritize tasks and meet deadlines Ability to plan ahead, get complex situations sorted, get the work done and meet deadlines Strong interpersonal communication and interpersonal skills with the ability to stay calm in stressful situations Drives deliverables as a service minded team player with a collaborative working style Experience and excellent knowledge of MS Office applications (Microsoft Teams, PowerPoint, Excel, Word) and general technological savviness Fit with GBT culture: Ability to build strong relationships with co-workers of various backgrounds and expertise Ability to function at a high level in a team setting whether leading the group or acting as an individual contributor Values-based leadership consistent with GBT's Core Values Excitement about the vision and mission of GBT Flexibility Integrity NOTE: This position summary is not intended to be all-inclusive. Employee may perform other related duties as negotiated to meet the ongoing needs of the organization. Global Blood Therapeutics is an equal opportunity employer, and all qualified applicants will receive consideration for employment without regard to age, race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, protected veteran status, or disability status, or any other characteristic protected by law.

For one of our main client we are currently looking for a HR Admin Specialist ; Your tasks : Manage the full employee lifecycle, you set up all employment documentation (drafting contracts, preparing employment packages, contract amendments, attestations, termination letter and work certificates in both French & English); and enter and update employee information into the company databases and HRIS to ensure system Ensure the registration of new comers (AVS, LPP) and organize the administration departure of employees leaving Assist employees in the administrative management of personal issues (accident or illness declaration to insurance, illness) and explain company HR policies and procedures Track employee working time, vacation and sick time and provide structured ad-hoc reporting to HR and business teams in order to identify and prevent staffing risk Work with local HR management, you set up, complete standard reporting for weekly, monthly, and quarterly updates within the department and business unit, and ensure to fulfill and deliver ad hoc report requests on time Your Profile : Master's degree or equivalent with 5/6 years of experience as HR Admin Specialist using SAP HR Knowledge about the Swiss labor law Solution & service oriented with strong organizational skills Flexible, you can easily adapt to changing situations Fluent in French and English #boost Please apply directly online by clicking on "Apply Now". About Us We build careers. We make it our business to connect our candidates with the right opportunities for them. Whether you're searching for a rewarding interim assignment or a long-term move, you'll have the support of one of the leading recruitment organisations in Switzerland. Badenoch + Clark is a subsidiary of The Adecco Group specialising in the placement of senior specialist, management and executive-level roles. Learn more about us on badenochandclark.ch

The Human Resources Generalist assists with the administration, monitoring and reporting of the Group's staff status and movements as well as being responsible for processing payroll. The Human Resources Generalist carries out responsibilities in employees' communication and orientation with regards to HR matters.